Få besked kommer så olägligt som när ekonomichefen säger upp sig veckorna före bokslut och revision. Ekonomifunktionen, som bygger på struktur och kontinuitet, blir plötsligt sårbar. Rapporteringen riskerar att stanna av, och styrelsen kan förlora det beslutsunderlag den behöver som mest.
CFO eller ekonomichef, samma roll?
För mindre och medelstora bolag används titlarna ofta synonymt. CFO är den engelska beteckningen, ekonomichef den svenska, och i praktiken syftar de på samma ansvar för ekonomistyrning, rapportering och finansiell kontroll. Oavsett titel är det en nyckelroll, och det är just därför ett plötsligt avhopp märks så snabbt.
Tecken på en sårbar ekonomifunktion
Sårbarheten finns ofta där redan innan uppsägningen. När en enda person bär hela ekonomiansvaret blir bolaget beroende av att just den personen stannar. Otydliga rutiner och odokumenterade processer förvärrar läget. Varningssignalerna är tydliga när man vet vad man ska leta efter:
- Kritisk kunskap finns bara i huvudet på en person
- Rutiner och processer är otillräckligt dokumenterade
- Rapporteringen är personberoende snarare än systemstödd
- Det saknas en plan för hur ett plötsligt avhopp ska hanteras
Så säkras ekonomistyrningen med interim
En interim ekonomichef är van vid att ta över en pågående ekonomifunktion under tidspress. Fokus ligger på att snabbt återuppta rapporteringen, stabilisera de löpande processerna och dokumentera det som tidigare bara fanns hos en person. En interim ekonomichef kan kliva in och hålla bokslut och rapportering på plats, samtidigt som styrelsen får tid att rekrytera rätt person. Scandinavian Executive arbetar med den typen av tillsättningar åt medelstora bolag. Bolaget slipper då välja mellan att stressa fram en anställning och att låta ekonomistyrningen glida.
Konsekvenserna av ett glapp
Ett glapp i ekonomiledningen slår mot flera funktioner samtidigt. Tidplanen för bokslut och revision är snäv, och utan någon som håller ihop arbetet riskerar den att spricka. Den löpande kontrollen över kassaflöde och betalningar kräver en tydlig ägare för att inte glida. Finansiärer förväntar sig pålitlig rapportering, och ett glapp skapar osäkerhet i relationer som byggts upp över tid. Utan uppdaterade siffror fattar styrelsen dessutom beslut på sämre grund.
En funktion som tål påfrestning
Det viktigaste ett bolag kan göra är att bygga en ekonomifunktion som tål att en nyckelperson försvinner. Dokumenterade rutiner, systemstödd rapportering och en tanke om hur ett glapp ska överbryggas gör skillnaden mellan en hanterbar övergång och en kostsam kris. En interim-lösning löser det akuta, men lärdomen bör bli att göra funktionen mindre personberoende på sikt.
Källor
FAR, branschorganisationen för redovisning och revision, far.se
Bokföringsnämnden, god redovisningssed, bfn.se